Prosedur Administrasi yang Efektif bagi Seorang Resepsionis: Kunci Sukses dalam Pelayanan Hotel

Peran seorang resepsionis dalam industri perhotelan tidak hanya terbatas pada menyambut tamu, namun juga menjadi sosok garda terdepan perusahaan, seorang resepsionis menjadi jembatan informasi antara pihak manajemen perusahaan dan tamu yang datang berkunjung. Baik secara tertulis maupun tidak tertulis.

Selain itu, tanggung jawab seorang resepsionis juga melibatkan perihal administratif yang penting untuk kelancaran operasional sebuah Perusahaan. Maka dalam artikel ini, kita akan membahas prosedur administrasi yang efektif bagi seorang resepsionis dan mengajak Anda untuk melakukan sertifikasi profesi resepsionis di LSPP Jana Dharma Indonesia.

Penerimaan dan Registrasi Tamu

Prosedur awal yang krusial adalah penerimaan dan registrasi tamu. Seorang resepsionis harus dapat menyambut tamu dengan ramah, mengidentifikasi mereka, dan melakukan proses check-in dengan efisien. Penggunaan sistem pemesanan dan registrasi yang baik sangat mendukung prosedur ini.

Memberikan kemudahan dan efektif dalam melayani kebutuhan serta keinginan para tamu. Sebagai tahap pertama dalam proses penerimaan tamu, diperlukan adanya langkah cepat namun strategis agar memberikan kesan pengalaman yang baik.

Pengelolaan Reservasi dan Informasi Kamar

Hal satu ini berlaku bagi resepsionis di hotel, dimana tugas lain seorang resepsionis hotel umumnya berupa bertanggung jawab untuk mengelola reservasi dan informasi kamar dengan akurat. Ini mencakup memantau ketersediaan kamar, menanggapi pertanyaan tamu tentang tipe kamar, dan memberikan informasi tentang fasilitas hotel.

Penanganan Panggilan Telepon dan Pesan

Sebagian besar panggilan telepon masuk dan keluar hotel diarahkan melalui resepsionis. Prosedur ini melibatkan menjawab panggilan dengan sopan, menyediakan informasi yang diperlukan, dan menangani pesan dengan akurat.

Penyampaian informasi yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan juga ditangani melalui tahap ini, dimana umumnya pelanggan akan mencari informasi seputar perusahaan atau hotel dengan menghubungi nara hubung pihak terkait. Sehingga dibutuhkan juga kemampuan komunikasi yang baik untuk menyampaikan informasi secara akurat dan tepat.

Check-out dan Pembayaran

Hal ini dilakukan oleh seorang resepsionis hotel, dimana dalam pelaksanaan prosedur check-out melibatkan pemeriksaan kembali informasi tamu, penanganan pembayaran, dan memberikan tanda terima atau faktur. Resepsionis perlu memastikan bahwa proses ini berlangsung dengan cepat dan efisien.

Dari penjelasan diatas, seorang resepsionis diharuskan untuk memiliki kemampuan multi tasking. Dimana sebagai resepsionis, kamu mungkin akan mengalami berbagai tantangan. Mulai dari tamu yang komplain, klien yang mengalami berbagai macam kesulitan, hingga software error. Sudah menjadi tugasmu untuk mengarahkan dan menyarankan alternatif solusi terbaik agar mereka bisa menemukan jalan keluarnya.

Baca juga : Peran Resepsionis Bersertifikat dalam Industri Perhotelan

LSPP Jana Dharma Indonesia menawarkan sertifikasi profesi resepsionis yang dirancang untuk memberikan pemahaman mendalam tentang tugas dan tanggung jawab seorang resepsionis dalam industri perhotelan. Program ini mencakup aspek-aspek administratif, komunikasi interpersonal, dan penggunaan teknologi di tempat kerja.

Daftar segera untuk sertifikasi profesi resepsionis di LSPP Jana Dharma Indonesia, dan tingkatkan keterampilan administratif Anda. Dengan sertifikasi ini, Anda akan menjadi resepsionis yang tidak hanya ramah dan efisien dalam melayani tamu, tetapi juga memiliki landasan administratif yang kokoh untuk mendukung operasional hotel yang sukses.

Untuk informasi selengkapnya, hubungi kami :

WhatsApp : +6282322795991 (Ninda)
Telp : 0274 543 761
Instagram : @jana_dharma_indonesia
Email : lspp.janadharmaindonesia@gmail.com